Assurance pour réunion, conférence, congrès, atelier ou marché

Lorsque de nombreuses personnes se regroupent lors d’un événement, le volume de participants entraîne évidemment des risques correspondants liés au contrôle de la foule et à la sécurité du stationnement (s’il y a lieu). Étant donné que les réunions, les congrès, les ateliers ou les marchés attirent généralement beaucoup de gens, il est tout à fait logique de contracter une assurance pour se protéger contre les risques liés au grand nombre de participants. Outre l’assurance, le respect des pratiques exemplaires en matière de gestion des foules vous aidera à garantir la réussite de tout événement de type congrès. Les organisateurs qui choisissent de ne pas se protéger au moyen d’une assurance responsabilité civile événementielle s’exposent à des risques de pertes financières importantes qui pourraient être couverts par la bonne police d’assurance.

Pour tout organisateur qui planifie un événement dans cette catégorie, l’objectif premier est la présence de nombreuses personnes satisfaites ainsi que la réussite de la réunion, de la conférence, du congrès, de l’atelier ou du marché. 

Veuillez noter que le site d’achat et les documents de la police consacrés à l’assurance de la responsabilité civile événementielle ne sont disponibles qu’en anglais pour le moment.

Foire aux questions  

Quels sont les éléments que peut couvrir une assurance pour réunion, conférence, congrès, atelier ou marché?

• Lésions corporelles, y compris la maladie.
• Dommages matériels.
• Possibilité de couverture des fournisseurs, par une assurance autonome ou par une extension.
• Responsabilité civile découlant du service de boissons alcoolisées.
• Produits et travaux terminés.
• Responsabilité pour préjudice personnel et préjudice imputable à la publicité.
• Responsabilité civile automobile – formule des non-propriétaires.
• Responsabilité légale pour dommages aux véhicules loués.

Quelles sont les pratiques exemplaires que je devrais suivre pour ma réunion, ma conférence, mon congrès, mon atelier ou mon marché?

• Faites des recherches sur l’établissement que vous souhaitez utiliser. Assurez-vous que le nombre de participants ne dépasse pas la capacité maximale de l’endroit. 
• Assurez-vous que l’établissement possède l’assurance adéquate.
• Demandez aux responsables des lieux de fournir leur plan d’urgence, y compris l’emplacement des sorties et de l’équipement de lutte contre les incendies.
• Assurez-vous d’avoir la bonne signalisation sur place afin que seuls les participants autorisés aient accès à l’événement. Il est recommandé d’utiliser des insignes ou des étiquettes porte-nom pour faciliter l’identification des participants. 
• Les membres du personnel doivent porter des insignes uniques ou d’autres vêtements distincts permettant de les reconnaître facilement en cas d’urgence. 
• Quelle que soit l’activité, il est important de faire une inspection des lieux, de noter tous les dangers possibles, comme les câbles mal fixés ou les risques de chute, et de les faire corriger par les responsables des lieux. 
• Faites examiner par un avocat tous les contrats passés avec des conférenciers importants. Assurez-vous de la disponibilité d’un conférencier de remplacement, au cas où celui que vous avez choisi annulerait sa participation ou ne pourrait pas se présenter. L’annulation d’événement est aussi une option pour les situations dans lesquelles un conférencier ne peut se présenter en raison de retards dans les déplacements, de mauvaises conditions météorologiques, etc.
• Si de l’alcool est servi :
  • Soyez conscient de l’âge des invités et assurez-vous que seules les personnes en âge de boire sont servies. 
  • Assurez-vous que tous les serveurs de tierces parties ont les certificats adéquats.
  • Obtenez les permis appropriés (p. ex., permis d’alcool d’une journée) et respectez les règles et règlements en vigueur. 
  • Ne vendez des coupons et ne permettez l’achat de boissons alcoolisées que pendant une courte période.
  • Prévoyez et documentez des possibilités de retour à la maison en toute sécurité pour les participants. 
  • Pensez à embaucher des professionnels de la sécurité, car ils ont de l’expérience dans la gestion de risques liés aux événements. S’il est impossible de faire appel à un service de sécurité professionnel, nous vous suggérons de faire assurer la sécurité par des volontaires qui ne boiront pas et qui auront la responsabilité de communiquer avec les autorités, au besoin.

Y a-t-il autre chose que je devrais savoir à propos de l’assurance pour réunion, conférence, congrès, atelier ou marché?

• L’assurance annulation d’événement est une couverture qui diffère de l’assurance responsabilité civile événementielle et elle doit être contractée séparément, si on le désire.
• Les tarifs de l’assurance responsabilité civile événementielle ne varient pas selon l’endroit au Canada. Par conséquent, que vous soyez en Ontario, en Colombie-Britannique ou en Alberta, votre coût sera le même.
• L’assurance pour réunion, conférence, congrès, atelier ou marché est offerte partout au Canada, soit dans les provinces de la Colombie-Britannique, de l’Alberta, de la Saskatchewan, du Manitoba, de l’Ontario, du Nouveau-Brunswick, de la Nouvelle-Écosse, de Terre-Neuve-et-Labrador, de l’Île-du-Prince-Édouard et du Québec. Veuillez noter que la documentation d’assurance n’est actuellement disponible qu’en anglais pour les clients du Québec.
• L’assurance pour réunion est certainement une protection populaire dans cette famille d’événements. Les autres garanties populaires incluent les suivantes : 
  • Assurance pour conférence
  • Assurance pour congrès
  • Assurance pour atelier
  • Assurance pour marché (y compris l’assurance responsabilité civile des fournisseurs)
  • Assurance pour braderie
  • Assurance pour salon à l’intention des consommateurs
  • Assurance pour vente aux enchères
  • Assurance pour salon automobile
  • Assurance pour kiosque
  • Assurance pour protection individuelle d’un fournisseur

Qui est Marsh et pourquoi devrais-je utiliser ses services pour contracter mon assurance responsabilité civile événementielle?

• Marsh est le leader mondial du courtage d’assurances et de la gestion des risques. Dans plus de 130 pays, les employés de Marsh aident les particuliers et les entreprises en leur offrant des services-conseils et des solutions de gestion des risques axées sur les données. Marsh Canada Limitée compte plus de 1 000 employés et des bureaux situés dans 13 villes canadiennes.
• En 2019, Marsh a aidé 490 clients à gérer et à protéger des événements communautaires et familiaux. Rejoignez les nombreux organisateurs d’événements canadiens qui bénéficient déjà de la facilité d’achat et des vastes garanties disponibles dans le cadre du programme d’assurance responsabilité civile événement de Marsh.

Souhaitez-vous en savoir plus sur l’assurance pour réunion, conférence, congrès, atelier ou marché?

Communiquez directement avec votre courtier d’assurances agréé de Marsh Canada aux coordonnées suivantes :

1 888 755-5247 | Courriel : events.service@marsh.com

Veuillez noter que le site d’achat et les documents de la police consacrés à l’assurance de la responsabilité civile événementielle ne sont disponibles qu’en anglais pour le moment.

^{Vos couvertures d’assurance événementielle feront partie d’un programme administré par Marsh Canada Limitée. Marsh Canada s’est engagée sur la voie d’un processus de marketing concurrentiel afin d’offrir un produit avantageux. Nous avons négocié ce programme de groupe auprès de l’assureur, mais nous n’avons pas agi à titre de courtier auprès de participants particuliers. La durée du présent programme peut s’étendre sur plusieurs années sans qu’il soit négocié chaque année.}

^{Les renseignements publiés sur ce site Web constituent un sommaire de l’assurance et sont fournis à titre de référence uniquement. La police d’assurance et ses avenants décrivent la protection offerte. La police d’assurance prévoit des exclusions, des restrictions et d’autres dispositions qui ne sont pas mentionnées dans le sommaire (ou sous forme abrégée). Consultez la police d’assurance pour connaître toutes les conditions, dispositions et exigences de la protection. Des franchises peuvent s’appliquer. Pour connaître en détail les conditions, les définitions, les limitations et les exclusions, veuillez communiquer avec votre courtier d’assurances agréé de Marsh Canada Limitée ou consulter le libellé de la police.}

^{Le présent document n’est pas destiné à servir de conseil pour une situation particulière et ne doit pas servir de fondement en ce sens. Les renseignements figurant aux présentes sont fondés sur des sources que nous jugeons fiables, mais nous ne formulons aucune déclaration ni ne donnons aucune garantie quant à leur exactitude. Marsh n’a aucune obligation de mettre à jour le présent document et n’assume à votre égard ou à l’égard de tout tiers aucune responsabilité qui découlerait de cette publication et de toute question mentionnée aux présentes. Les modélisations, les données d’analyse ou les projections de tous genres sont assujetties à des facteurs d’incertitude inhérente, et l’analyse que Marsh en fait pourrait être notablement bouleversée si les hypothèses, les conditions, les renseignements ou les facteurs sur lesquels l’analyse se fonde devaient s’avérer inexacts ou incomplets, ou s’ils venaient à changer. Marsh ne formule aucune assertion et ne donne aucune garantie en ce qui concerne l’application des libellés des polices ou la situation financière ou la solvabilité d’assureurs ou de réassureurs. Marsh ne donne aucune garantie quant à l’offre, aux frais ou aux modalités de la couverture d’assurance.}