La COVID-19 et vos événements

Gestion du report ou de l’annulation de votre événement

La pandémie de la COVID-19 a créé des défis sans précédent pour les organisateurs d’événements, car les gouvernements fédéral, provinciaux et municipaux ont pris des mesures d’endiguement afin de gérer la propagation du virus et d’« aplatir la courbe ». Par conséquent, la plupart des événements en personne au Canada ont été annulés ou reportés en attendant une déclaration de l’Agence de la santé publique du Canada indiquant qu’il est sécuritaire de les tenir.

On pourrait croire que les organisateurs d’événements devront rester les bras croisés jusqu’à ce qu’il y ait une résolution. Toutefois, les organisateurs avisés savent qu’en planifiant et en communiquant avec tous les acteurs de leur événement maintenant, ils favoriseront leur succès lorsque la pandémie prendra fin et que les événements seront autorisés. Même les organisateurs d’événements annulés peuvent être en mesure d’obtenir des crédits de dépôt et peuvent favoriser la réussite d’événements annuels futurs en discutant avec les autres parties concernées maintenant.

Les organisateurs qui attendent trop longtemps pour prendre des mesures pourraient éprouver des difficultés à protéger des dépôts, à réserver de nouveau des lieux, à conserver le personnel de l’événement ou à attirer des participants. Cela ne fait que souligner l’importance d’une attitude proactive et du maintien d’une communication ouverte entre toutes les parties liées à votre événement.

Vous trouverez ci-dessous des conseils pour communiquer avec toutes les personnes concernées par votre événement.

Fournisseurs :

• Passez en revue la politique d’annulation de chaque fournisseur. Discutez de crédits si le remboursement est impossible;
• Discutez avec chaque fournisseur des calendriers de paiement; Discutez d’annulations ou d’extensions si l’événement est reporté;
• De bonnes options peuvent être de suggérer de faire la promotion d’un fournisseur à votre événement en échange de son accord pour changer la date de celui-ci, ou lui offrir un remboursement partiel ou complet;
• Assurez-vous que toutes les ententes futures avec les fournisseurs comprennent un libellé sur les annulations.

Lieux de l’événement : 

• Discutez de crédits ou de remboursements de dépôt, le cas échéant;
• Communiquez tôt avec le ou les lieu(x) de l’événement pour réserver une nouvelle date d’événement; Le choix de journées de remplacement diminuera rapidement, car les lieux devront probablement accueillir un grand nombre de nouvelles réservations de dates;
• Mettez à jour les dates programmées dans votre plan principal;
• Discutez de toutes nouvelles précautions ou procédures relatives à la COVID-19 concernant la sécurité du personnel et des participants (p. ex., des stations de désinfection);
• Si le lieu de l’événement doit être modifié en raison d’un changement de date, assurez-vous que des mesures de contrôle des risques appropriées sont en place au nouveau lieu;
• Si vous êtes propriétaire du lieu et qu’il est actuellement inactif en raison de la pandémie de la COVID-19, veuillez consulter nos conseils supplémentaires concernant les installations temporairement fermées (en anglais seulement).

Personnel :

• Fournissez des coordonnées des personnes-ressources pour toute question supplémentaire.
• Rappelez aux employés qu’ils peuvent être admissibles à la Prestation canadienne d’urgence (PCU) et qu’ils peuvent visiter le site Web du gouvernement du Canada pour obtenir de plus amples renseignements.
• Même si vous n’avez pas de mise à jour immédiate, il est bon de rester en contact. Cela favorise la familiarité et la bonne volonté pour les événements futurs.
• Informez le personnel potentiel des nouvelles dates d’événement réservées dès que vous les connaissez, pour contribuer à assurer sa disponibilité.
• Avant les futurs événements, faites parvenir une liste de vérification de sécurité, présentez les mesures supplémentaires prises pour protéger les membres du personnel et informez-les qu’une formation complète sera offerte, afin de les rassurer quant à leur sécurité.
  
• Dirigez le personnel vers le site Web du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail pour obtenir des renseignements à jour sur les bonnes pratiques d’hygiène afin de réduire la propagation des infections et des virus.
• N’oubliez pas que si vous avez du personnel permanent pour un événement, vous pourriez également être admissible à la Subvention salariale d’urgence du Canada (SSUC). Pour de plus amples renseignements, visitez le site Web du gouvernement.

Participants :

• Dans la mesure du possible, remboursez les événements annulés ou offrez une option de crédit si l’événement est annuel;
• Fournissez des coordonnées des personnes-ressources pour toute question supplémentaire;
• Restez en contact régulier pour communiquer toute nouvelle concernant votre événement;
• Communiquez les précautions qui seront prises lors de votre prochain événement pour rassurer les participants et leur montrer qu’il est sécuritaire d’y assister. Cela comprend la mention de la disponibilité d’installations telles que des postes de lavage et de désinfection. 

Pendant ces moments difficiles, le manque d’interaction sociale a mis en lumière l’importance des événements dans la collectivité et le rôle qu’ils jouent dans notre vie quotidienne. Bien que le conseil actuel soit de rester en sécurité et de continuer à pratiquer la distanciation sociale, il viendra un moment où nous serons tous libres de vivre notre vie à nouveau avec des interactions et des événements sociaux normaux.

En ce qui concerne l’assurance, n’oubliez pas de visiter notre site Web pour obtenir de plus amples renseignements sur la couverture événementielle. 

You can also choose to complete an online application and get an insurance quote for budget purposes. When your event is safe to proceed, you can access your saved quote and pay for/bind the selected coverage online.

Vous pouvez également remplir une demande en ligne et obtenir une proposition de prix d’assurance à des fins budgétaires. Veuillez noter que le site d’achat et les documents de la police consacrés à l’assurance de la responsabilité civile événementielle ne sont disponibles qu’en anglais pour le moment. Lorsqu’il est sécuritaire de tenir votre événement, vous pouvez accéder à votre proposition de prix enregistrée et payer ou souscrire la garantie sélectionnée en ligne. 

En réponse à l’effet que la COVID-19 a sur l’ensemble du secteur événementiel, n’oubliez pas que si votre événement n’a pas commencé et que vous devez le reporter à une date ultérieure, nous pouvons approuver votre police avec de nouvelles dates de prise d’effet et d’expiration. Veuillez communiquer avec nous pour plus de renseignements.

Vous avez d’autres questions au sujet de votre assurance événementielle? N’hésitez pas à communiquer avec votre courtier d’assurance agréé de Marsh Canada Limitée :

1 888 755-5247 | events.service@marsh.com

^{Le présent document et les recommandations, données d’analyse ou avis délivrés par Marsh (collectivement, l’« analyse ») ne constituent pas des conseils sur une situation personnelle et ne doivent pas servir de fondement en ce sens. Ce document contient des renseignements exclusifs à Marsh et ne peut en aucun cas être transmis à un tiers, notamment à d’autres producteurs d’assurance, sans l’accord écrit préalable de Marsh. Les énoncés concernant des questions d’ordre actuariel, fiscal, comptable ou juridique sont fondés uniquement sur notre expérience en tant que consultants en matière de risque et d’assurance et ne doivent pas être considérés en tant que conseils de cet ordre, que vous devriez obtenir auprès de vos propres conseillers professionnels dans ces domaines. Les modélisations, données d’analyse ou projections de tous genres sont assujetties à des facteurs d’incertitude inhérente, et l’analyse que Marsh en fait est susceptible d’être affectée de façon substantielle si les hypothèses, conditions, renseignements ou facteurs sur lesquels l’analyse est fondée sont inexacts ou incomplets ou s’ils viennent à changer. Les renseignements contenus aux présentes sont fondés sur des sources que nous estimons fiables, mais dont il ne nous appartient pas de garantir l’exactitude. Sauf stipulation contraire dans une entente entre vous et Marsh, Marsh n’est aucunement tenue de mettre à jour l’analyse, et n’a aucune obligation envers vous ni qui que ce soit d’autre à l’égard de celle-ci ou de tout service rendu à vous ou à Marsh par une tierce partie.}